WebClub - Online-HilfeWebClub ist grundsätzlich in der Lage, mehrere Startrechte zu verwalten. Mit dem Startrecht sind jeweils auch die vom DSV vergebene Vereins-ID und die Kennnummer des Landesverbands verbunden. Startrechte können nur einem Schwimmer zugewiesen werden. Hierbei verwaltet WebClub auch die Historie der Startrechte, d.h. zusammen mit den Veranstaltungsdaten (Meldungen, Ergebnisse) wird hinterlegt, welches Startrecht der Schwimmer zum Zeitpunkt der Veranstaltung hatte. Wird dann beispielsweise eine Ergebnisdatei eingelesen, in der der Schwimmer ein anderes Startrecht hat, wird nachgefragt, ob der Startrechtwechsel eingetragen werden soll. Auch beim manuellen Ändern eines Startrechts fragt WebClub nach dem Zeitpunkt des Startrechtwechsels.
In Auswertungen und Bestzeitenlisten wird immer das Startrecht angegeben, das ein Schwimmer zum Zeitpunkt der Veranstaltung hatte. Damit entstehen auch dann korrekte Listen, wenn der Schwimmer das Startrecht gewechselt hat.
Jeder Schwimmer, der gemeldet werden soll, muss eine Startrechtzuweisung haben!
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
In der Schwimmer-Tabelle werden alle Schwimmer aufgelistet, die dem angezeigten Startrecht aktuell zugeordnet sind. Mit der Hinzufügen-Funktion kann ein Schwimmer diesem Startrecht zugeordnet werden. Dabei muss dann auch das Wechseldatum eingegeben werden.
An dieser Stelle können die Startrechte sortiert werden, d.h. es wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Startrechte in den Auswahlen angezeigt werden. Über die Funktionen nach oben schieben bzw. nach unten schieben kann die Position des Startrechts in der Auswahl verändert werden.
An dieser Stelle können zwei Startrechte verschmolzen werden. Dabei werden alle Personen, die dem QUELL-Startrecht angehören, dem ZIEL-Startrecht zugewiesen und das QUELL-Startrecht wird anschließend gelöscht. Die Änderung der Zuweisung bezieht sich auf auf die Histroie der Startrechte.
An dieser Stelle können diverse Listen aus den Startrechten erzeugt werden. Die gewünschte Liste muss ausgewählt werden. Welche Startrechte angezeigt werden sollen, kann ebenfalls ausgewählt werden. Dabei muss mindestens 1 Startrecht markiert sein, es ist aber auch möglich mehrere oder alle Startrechte zu markieren. In der Liste werden dann alle markierten Startrechte berücksichtigt.
Die Liste wird zunächst angezeigt und kann dann über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Stammvereine sind vor allem für Startgemeinschaften von Interesse. Sie stellen ein Sortierkriterium für Auswertungen dar und ermöglichen es einer SG, die Auswertungen getrennt nach den Mitgliedsvereinen der SG vorzunehmen. Jede Person (Schwimmer, Trainer, Kampfrichter) kann einen Stammverein haben, es ist aber nicht notwendig, Stammvereine anzulegen und/oder zuzuweisen. WebClub kann vollständig ohne Stammvereine genutzt werden.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
Anders als bei EasyClub wird bei WebClub die Historie der Stammverein-Zuweisung gespeichert. Wird ein Stammverein gewechselt, so muss ein Wechseldatum hinterlegt werden.
An dieser Stelle können die Stammvereine sortiert werden, d.h. es wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Stammvereine in den Auswahlen angezeigt werden. Über die Funktionen nach oben schieben bzw. nach unten schieben kann die Position des Stammvereins in der Auswahl verändert werden.
An dieser Stelle können zwei Stammvereine verschmolzen werden. Dabei werden alle Personen, die dem QUELL-Stammverein angehören, dem ZIEL-Stammverein zugewiesen und das QUELL-Stammverein wird anschließend gelöscht. Die Änderung der Zuweisung bezieht sich auf auf die Histroie der Stammvereine.
An dieser Stelle können diverse Listen aus den Stammvereinen erzeugt werden. Die gewünschte Liste muss ausgewählt werden. Welche Stammvereine angezeigt werden sollen, kann ebenfalls ausgewählt werden. Dabei muss mindestens 1 Stammverein markiert sein, es ist aber auch möglich mehrere oder alle Stammvereine zu markieren. In der Liste werden dann alle markierten Stammvereine berücksichtigt.
Die Liste wird zunächst angezeigt und kann dann über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Gruppen geben die Möglichkeit, den Trainingsbetrieb abzubilden. Eine Gruppe besteht grundsätzlich aus einem Gruppennamen. Dieser Name muss eindeutig sein, d.h. es darf keine weitere Gruppe mit diesem Namen geben. Jede Person kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden, wobei in der Zuordnung zwischen Schwimmern, Trainern, Funktionären und Kampfrichtern unterschieden wird. Gruppen müssen nicht angelegt werden, WebClub kann auch verwendet werden, ohne dass die Personen Gruppen zugeordnet sind.
Zusätzlich stehen für jede Gruppe sechs freie Textfelder zur Verfügung, die maximal 50 Zeichen beinhalten können. Der Name der Felder kann in den allgemeinen Einstellungen vorgegeben werden. Der Inhalt der Felder kann in den eigenen Personenlisten ausgegeben werden.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
In den einzelnen Registerkarten sind nach Eigenschaft sortiert die Personen eingetragen, die dieser Gruppe zugeordnet sind. In der Registerkarte Trainingszeiten können die Trainingszeiten dieser Gruppe hinterlegt werden. Die Trainingszeiten sind u.a. Basis für die Anwesenheitsliste. Dabei können durch Angabe eines Zeitraums (von Tag.Monat bis Tag.Monat) unterschiedliche Trainingszeiten in Sommer und Winter problemlos abgebildet werden. Vor den einzelnen Personen stehen Funktionen zur Verfügung, um die Gruppenzuordnung zu löschen und den Status der Person von aktiv / inaktiv umzuschalten. Hat der eingeloggte Benutzer volle Bearbeitungsrechte für Personendaten, kann das Bearbeiten der Person direkt aufgerufen werden.
An dieser Stelle können die Gruppen sortiert werden, d.h. es wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Gruppen in den Auswahlen angezeigt werden. Über die Funktionen nach oben schieben bzw. nach unten schieben kann die Position der Gruppe in der Auswahl verändert werden.
An dieser Stelle können zwei Gruppen verschmolzen werden. Dabei werden alle Personen, die dem QUELL-Gruppe angehören, dem ZIEL-Gruppe zugewiesen und das QUELL-Gruppe wird anschließend gelöscht. Die Änderung der Zuweisung bezieht sich auf auf die Historie der Gruppen.
In diesem Bereich kann die Anwesenheitsliste für einen vorgegebenen Zeitraum ausgegeben werden. Der Zeitraum und die gewünschten Gruppen können angegeben werden. Zusätzlich können unterschiedliche Daten (wie z.B. Startrecht, Geburtstag usw.) ebenfalls ausgegeben werden. Diese Einstellungen werden vom System benutzerabhängig gespeichert und beim nächsten Aufruf der Anwesenheitsliste wieder eingetragen.
Basis für die Anwesenheitsliste sind die Trainingszeiten, die zu einer Gruppe eingetragen sind. Für jede eingetragene Trainingseinheit wird im angegebenen Zeitraum ein Feld zum Ankreuzen ausgegeben. Die Anwesenheitsliste kann über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
In diesem Bereich kann die Anwesenheitsliste für eine Gruppe geführt / bearbeitet werden. Dafür muss zunächst die gewünschte Gruppe ausgewählt werden und anschließend die Trainingszeit. Angeboten werden die Trainingszeiten aus den letzten 50 Tagen, mit den in den Gruppendaten hinterlegten Zeiten. Zusätzlich kann eine Trainingszeit direkt eingegeben werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn auf weiter zurück liegende Trainingszeiten zugegriffen werden soll oder wenn es Trainingszeiten außerhalb der Standard-Trainingszeiten gibt (z.B. Sondertraining).
Nach der Auswahl der Trainingszeit erscheint eine Liste aller Gruppenmitglieder inklusive Trainer. Für jede Person kann der Status (anwesend, krank, entschuldig, unentschuldigt), die persönliche Trainingsdauer und eine Bemerkung hinterlegt werden. Die Ankreuzboxen vor den Namen dienen lediglich dazu, das Ausfüllen über die Buttons Markierte = Anwesend, Markierte = Unendschuldigt zu vereinfachen. Durch die persönliche Trainingsdauer kann auch festgehalten werden, wenn das Training abgebrochen worden ist. Default für die Dauer ist die Dauer aus der Trainingszeit.
Wieviele Personen im einzelnen Status markiert sind, wird in den Buttons durch eine entsprechende Zahl angezeigt.
Es besteht die Möglichkeit, einen gruppenfremden Trainer manuell in die Anwesenheit einzufügen, um Vertretungen abbilden zu können.
Mit der Speichern-Funktion werden alle Personen entsprechend gespeichert, dabei ist es unerheblich ob sie angekreuzt sind oder nicht.
Mit der Löschen-Funktion wird die gesamte Trainingseinheit für diese Gruppe aus der Datenbank entfernt und taucht damit in keiner Auswertung mehr auf. Sie wird danach gleich wieder angezeigt, wobei alle Mitglieder auf dem Defaultwert stehen
In diesem Bereich kann die Anwesenheit anhand der geführten Anwesenheitslisten ausgewertet werden. Die Auswertungen beziehen sich auf eine ausgewählte Gruppe und einen vorgegebenen Zeitraum.
Es stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Es kann notwendig sein, eine einzelne Person auszuwählen.
Diese Funktion ermöglicht es, für die Trainern anhand der eingetragenen Anwesenheit eine Honorarabrechnung zu erstellen. Basis für die errechnete Summe sind die Angaben im Register Trainer der Personendaten und die eingetragene Anwesenheitsdauer für einen vorgegebenen Zeitraum. Ob bei der Berechnung gerundet wird oder eine minutengenaue Abrechnung erfolgt, wird in den allgemeinen Einstellungen festgelegt. In den Personendaten kann im Register Trainer eine eigene Bankverbindung für die Honorarabrechnung vorgegeben werden, ist diese nicht vorhanden wird die Bankverbindung für die Beiträge verwendet.
An dieser Stelle können diverse Listen aus den Gruppen erzeugt werden. Die gewünschte Liste muss ausgewählt werden. Welche Gruppen angezeigt werden sollen, kann ebenfalls ausgewählt werden. Dabei muss mindestens 1 Gruppe markiert sein, es ist aber auch möglich mehrere oder alle Gruppen zu markieren. In der Liste werden dann alle markierten Gruppen berücksichtigt.
Die Liste wird zunächst angezeigt und kann dann über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Diese Funktion ermöglicht es, eine E-Mail zum ablaufenden Arztattest zu schreiben. Dabei können die betroffenen Schwimmer zunächst über Startrecht, Stammverein und/oder Gruppe eingeschränkt werden. Zusätzlich muss angegeben werden, in wie vielen Tagen das Attest abgelaufen sein soll. Es werden alle Schwimmer aufgelistet, die die Kriterien erfüllen und deren Attest bereits abgelaufen ist oder innerhalb der angegebenen Tage abläuft.
Im zweiten Schritt werden die Personen aufgelistet, an die eine Mail geschickt wird. An dieser Stelle können noch Personen heraus gelöscht werden.
Der Text der E-Mail wird aus der E-Mail-Vorlage "Ablaufendes Attest" genommen. Da damit jede Mail personalisiert ist, kann der Text der Mail in diesem Dialog nicht geändert werden!
Beim Versenden der E-Mail werden zunächst alle Mails erzeugt und dann wie bei einer Massenmail versendet!.
Innerhalb des Systems gibt es keine grundlegende Unterscheidung zwischen verschiedenen Personengruppen. Eine Person besteht aus ihren Grunddaten und den Eigenschaften Schwimmer, Kampfrichter, Trainer und Funktionär. Dabei kann jede Person einer oder mehreren Personengruppen angehören. Dies hat den Vorteil, dass die Daten einer Person nur einmal gepflegt werden muss, auch wenn die Person sowohl Schwimmer als auch Trainer und Kampfrichter ist. Jede Person muss zwingend aus einem Vornamen, Nachnamen, Geschlecht und einem Geburtstag bestehen.
Zusätzlich können für jede Person bis zu 5 Dateien hinterlegt werden. Jede Datei darf maximal 1 MB gross sein. Damit können z.B. Scans von Arztattesten hinterlegt werden.
Wird eine Person gelöscht, so werden auch alle Meldungen, Ergebnisse und Bestzeiten dieser Person gelöscht! Die Person taucht dann in keiner Auswertung und keiner Bestenliste mehr auf. Daher sollten Personen in der Regel nicht gelöscht, sondern lediglich auf „nicht aktiv“ gesetzt werden! Sehr gut geht dies, indem ein Austrittsdatum eingetragen wird.
Das Feld in öffentlichen Listen sichtbar ist der DSGVO geschuldet. Es bezieht sich ausschließlich auf öffentlich zugängliche Listen von WebClub, also auf alles, was ohne Login eingesehen werden kann. Ist der Wert auf Nein gesetzt, wird die entsprechende Person in öffentlichen Listen entweder gar nicht angezeigt (z.B. Ergebnisse) oder mit ohne Angabe geführt (z.B. Bestenliste).
Es kann innerhalb des Systems grundsätzlich keine Meldungen, Ergebnisse oder Bestzeiten von Personen geben, die nicht in den Stammdaten vorhanden sind. Auch manuelle Bestzeiten können nur für Personen eingegeben werden, die in den Personendaten vorhanden sind.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen. Darüber hinaus stehen folgende Funktionen bereit:
 | Filtern: ermöglicht es für den Nachnamen und/oder Vornamen Anfangsbuchstaben einzugeben, so dass nur Personen angezeigt werden, auf die diese Bedingung zuriftt. |
 | Formulare: Ermöglicht es, die offiziellen Formulare des Deutschen Schwimm-Verbands auszugeben. Hierzu zählen Antrag auf Registrierung, Antrag auf Startrechtwechsel, Antrag auf Zweitstartrecht und Antrag auf Wiederaufnahme. Fehlende Daten für die Formulare werden beim Aufruf abgefragt. |
 | DSGVO-Export: Der DSGVO-Export ist eine ZIP-Datei, in der mehrere CSV-Dateien enthalten sind. Diese Datei beinhalten alle gespeicherten Daten der Person. Nach DSGVO kann jeder Person eine solche Datei anfordern. |
 | E-Mail schreiben: erlaubt es, eine E-Mail an die angezeigte Person zu verfassen und abzuschicken |
 | Datensatz komprimieren: mit dieser Funktion werden alle Angaben der angezeigten Person, die nicht für die Bestenlisten relevant sind, gelöscht (z.B. Adresse, Lizenzen, Meldungen, Abzeichen). Erhalten bleiben lediglich die Grunddaten, die Historie des Startrechts und die Ergebnisse. |
Wird ein Datensatz in den Bearbeiten-Modus geschaltet, so kann niemand anderes diesen Datensatz bearbeiten bis gespeichert oder das Bearbeiten abgebrochen worden ist. Die Bearbeitungszeit darf maximal 10 Minuten pro Datensatz betragen, danach wird der Datensatz für andere Benutzer wieder zum Bearbeiten frei gegeben und die eigenen Änderungen können nicht mehr gespeichert werden.
Zur Erleichterung der Adresseingabe von Familien, gibt es im Adress-Register eine Funktion Adresse kopieren und Adresse einfügen. Adresse kopieren übernimmt die aktuell angezeigte Adresse in den Zwischenspeicher. Adresse einfügen steht nur zur Verfügung, wenn eine Adresse kopiert wurde und wenn der Datensatz zum Bearbeiten geöffnet ist. Die Adresse (Strasse, Plz, Ort, Nation) wird immer aus dem Zwischenspeicher übernommen. Die Telefonnummern und Mailadressen werden nur übernommen, wenn im aktuellen Datensatz keine Angaben stehen.
In diesem Bereich können eigene Personenlisten ausgegeben werden. Diese Listen können unter System >> Vorlagen & Listen >> Personendaten definiert werden. Zusätzlich zu den Einschränkung der ausgegebenen Personen, die sich aus der Definition der Liste ergeben, können die Personen bei der Anwahl der Liste noch auf einen Stammverein und / oder eine Gruppe eingegrenzt werden. Mit dem Button Jetzt anzeigen wird die Liste erzeugt und kann anschließend über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Unter Umständen sind die angezeigten Personen durch die Benutzerrechte weiter eingeschränkt.
In diesem Bereich kann eine Liste über ablaufende Nachweise erstellt werden. Die Liste kann auf einen Stammverein oder auf Gruppen eingeschränkt werden. Zusätzlich kann angegeben werden, ob nur aktive Personen ausgegeben werden und welche Funktionen berücksichtigt werden. Es muss ein Zeitraum angegeben werden, in dem der entsprechende Nachweis abläuft. Aufgelistet werden alle Nachweise die zwischen dem Aufrufdatum und dem angegebenen Tagen ablaufen.
Es werden folgende Daten angezeigt:
Aus der Liste heraus kann direkt eine E-Mail verschickt werden. Hierbei wird die E-Mail-Vorlage "Ablaufende Nachweise allgemein" verwendet. Es können auch mehrere Einträge markiert und anschließend für alle markierten Einträge die Mails mit einem Klick verschickt werden.
An dieser Stelle können Daten für mehrere Personen gleichzeitig geändert werden. Hierzu zählen unter anderen das Arztattest, das Lizenzjahr aber auch Dinge wie Eintritts- und Austrittsdatum, Status Aktiv oder die Eigenschaften Ist Schwimmer, ist Trainer, ist Kampfrichter oder ist Funktionär. Zunächst kann die Personenauswahl eingegrenzt werden. anschließend werden alle Daten, die geändert werden sollen eingetragen. Felder die nicht geändert werden sollen, bleiben frei bzw. werden auf --- nicht ändern --- gestellt.
Mit dem Button Jetzt eintragen werden für alle angekreuzten Personen die angegebene Daten eingetragen.
An dieser Stelle können zwei Personen verschmolzen werden. Dabei werden alle Meldungen, Ergebnisse und Einsätze, die zur Quell-Person gehören, der ZIEL-Person zugewiesen und die QUELL-Person wird anschließend gelöscht.
Die zur Auswahl stehenden Personen sind unter Umständen durch Benutzerrechte eingeschränkt.
In diesem Bereich können Adressaufkleber ausgegeben werden. Dabei wird zunächst der gewünschte Personenkreis ausgewählt. Die verfügbaren Personen können über das Startrecht, den Stammverein und / oder die Gruppe eingeschränkt werden. Die Eingaben für Startrecht, Stammverein oder Gruppe stehen nur zur Verfügung, wenn ein entsprechender Personenkreis ausgewählt ist. Zusätzlich kann angegeben werden, dass die Aufkleber nur ausgegeben werden, wenn die Adresse vollständig ist.
Nach der Auswahl wird der Etiketten-Dialog geöffnet, in dem die Etikettenart und die Startposition angewählt werden können.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen zusätzlich durch die Benutzerrechte eingeschränkt.
In diesem Bereich können eigene Etiketten ausgegeben werden. Verfügbar sind die Etiketten, die im Vorlagen-Bereich definiert worden sind. Dabei wird zunächst der gewünschte Personenkreis ausgewählt. Die verfügbaren Personen können über das Startrecht, den Stammverein und / oder die Gruppe eingeschränkt werden. Die Eingaben für Startrecht, Stammverein oder Gruppe stehen nur zur Verfügung, wenn ein entsprechender Personenkreis ausgewählt ist.
Nach der Auswahl wird der Etiketten-Dialog geöffnet, in dem die Etikettenart und die Startposition angewählt werden können.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen zusätzlich durch die Benutzerrechte eingeschränkt.
In diesem Bereich kann eine freie E-Mail an einen ausgewählten Personenkreis geschickt werden. Der Personenkreis kann eingeschränkt werden und der Betreff sowie der Mail-Text können eingegeben werden. Zusätzlich ist es möglich, Dateien als Attachment anzufügen.
Das eigentliche Senden der E-Mail erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird der Personenkreis eingeschränkt und die E-Mail mit Betreff, Mailtext und ggfs. einem Attachment verfasst. Über den Button Empfänger-Adressen anzeigen kommt man dann zu einer Liste der Empfänger (anhand des ausgewählten Personenkreises). Hier können manuell Empfänger entfernt oder zugefügt werden. Erst in diesem Teil kann dann die E-Mail wirklich verschickt werden.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen durch die Benutzerrechte zusätzlich eingeschränkt. Die Mail wird als Massenmail verschickt, d.h. jeder Empfänger enthält seine eigene Mail und kann die Mailadressen der anderen Empfänger nicht sehen!
In die E-Mail kann ein Bild eingefügt werden. Hierzu wird entweder eine URL zum Bild eingegeben oder es wird ein Bild hoch geladen. Wenn ein Bild hochgeladen wird, wird dieses auf dem Server hinterlegt. In beiden Fällen wird das Bild nur als Verweis in die E-Mail eingetragen und beim Empfänger dann vom Server geladen.
Nachdem alle Mails verschickt worden sind, erscheint eine Sendebericht der ausgegeben werden kann.
An dieser Stelle können die Personendaten exportiert werden. Exportiert werden alle Stammdaten in eine CSV-Datei. CSV-Dateien lassen sich mit allen gängigen Tabellen-Kalkulationsprogrammen öffnen. Neben CSV können die Daten auch nach VCARD 3 exportiert werden
Der exportierte Personenkreis kann über das Startrecht, den Stammverein und / oder die Gruppe eingeschränkt werden. Unter Umständen erfolgt eine automatische Einschränkung durch die Benutzerrechte.
Mit dem Button Daten exportieren wird die entsprechende Datei erzeugt und anschließend in einem neuen Fenster als Download angeboten.
Diese Funktion erlaubt es aus, Personendaten aus einer CSV-Datei zu importieren. Dabei wird zunächst angegeben, in welchem Format die Datei vorliegt. Wenn die Angaben erfolgt sind, kann mit dem Button Datei auswählen und hochladen, die gewünschte Datei eingelesen werden.
Bei der Format-Beschreibung muss zunächst angegeben werden, ob der Zeichensatz UTF-8 oder ANSI ist. Zusätzlich müssen das Trennzeichen (Semikolon oder Komma) und die Vorgabe, ob einzelne Felder in Anführungszeichen gesetzt sind, angegeben werden. Diese Vorgaben sind abhängig von der Art, wie die Datei erzeugt worden ist. Es muss angegeben werden, in welcher Zeile die Daten beginnen (in der Regel 2 wenn Kopfzeilen ausgegeben werden oder 1 wenn keine Kopfzeilen ausgegeben sind) und wann das System aufhört, Daten einzulesen. Das Einlesen erfolgt so lange, bis entweder keine Zeilen in der Datei mehr drinnen sind oder bis die angegebene Spalte das erste Mal leer ist. Für die Spalte zum Aufhören eignet sich in der Regel am Besten der Nachname oder Vorname.
Mit der Spaltenaufteilung wird angegeben, welche Daten in welcher Spalte stehen. 0 bedeutet, dass diese Daten nicht vorhanden sind oder nicht eingelesen werden sollen.
Nachname, Vorname und Geburtstag oder Jahrgang müssen immer angegeben werden, da über diese Daten entschieden wird, ob die Person bereits vorhanden ist oder nicht!
Bei der Art des Imports stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl:
Über die Einstellung Import ohne Geburtstag / Jahrgang erlauben kann ein Import ohne Geburtstag und Jahrgang ausgeführt werden. Die geht nur im Modus vorhandene updaten. In diesem Fall muss jede Person aus der Datei (Nachname, Vorname) eindeutig einer einzigen Person im Datenbestand zuzuordnen sein. Wird die Person nicht gefunden oder ergibt die Suche nach Nachname und Vorname mehr als einen Treffer, wird die entsprechende Zeile als fehlerhaft ausgegeben und die Datei wird nicht importiert.
Mit dieser Funktionen können über eine Einschränkung von Eigenschaften mehrere Personen mit einem Aufruf gelöscht werden. Zunächst werden die Personen anhand der Vorgaben angezeigt und müssen angekreuzt werden. Danach werden alle angekreuzten Personen inklusive aller dazugehörenden Daten (Meldungen, Ergebnisse, Kampfrichtereinsätze usw.) vollständig aus der Datenbank gelöscht.
Achtung! Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Eventuell empfiehlt es sich vorher eine Datensicherung anzulegen.
In diesem Bereich werden die Beiträge definiert. Ein Beitrag besteht aus einem eindeutigen Namen und einer Höhe (Betrag in Euro). Zusätzlich kann angegeben werden, dass es sich um einen einmaligen Beitrag (z.B. Aufnahmegebühr) handelt. In diesem Fall wird der Beitrag nur ein einziges Mal in voller Höhe berechnet. Unterhalb des Beitrags werden alle Personen angezeigt, denen dieser Beitrag zugewiesen ist. Eine direkte Zuweisung an dieser Stelle ist nicht möglich. Die Beiträge werden den Personen im Bearbeiten der Personen zugewiesen.
Beiträge werden grundsätzlich mit einem Betrag und der Angabe, ob es ein monatlicher Betrag oder ein jährlicher Betrag ist, angegeben. Die Zahlungsweise wird beim Beitragszahler festgelegt und die Beiträge dann entsprechend der Zahlungsweise umgerechnet.
An dieser Stelle werden die Beitragszahlungen erzeugt und aufgelistet. In der Liste kann vorgegeben werden, ob nur offene Zahlungen oder alle Zahlungen ab einem bestimmten Datum angezeigt werden. Für jede einzelne Zahlung stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Zusätzlich können mehrere Zahlungen markierten werden (Ankreuzbox in der zweiten Spalte der Zahlung) und die Funktionen dann für alle markierten Zahlungen ausgeführt werden. Als Funktionen stehen zur Verfügung:
 | Löschen: löscht die Zahlung unwiderruflich |
 | Zahlungseingang bestätigen: Trägt den Zahlungseingang ein. Je nach Einstellung in den Systemeinstellungen wird das Eingangsdatum entweder abgefragt oder es wird das aktuelle Datum verwendet. |
Das Erzeugen von Zahlungen erfordert die Angabe eines Stichtages. Werden Zahlungen erzeugt so durchläuft das System die Beitragszuweisungen der Personen und trägt entsprechend des eingestellten Zahlungsintervals einer Person folgende Zahlungen einen:
Durch die Überprüfung, ob für den Zeitraum bereits eine Zahlung eingetragen ist, können Zahlungen auch mehrmals erzeugt werden, ohne dass es zu Doppelbuchungen kommt.
In der Tabelle wird jeweils die Gesamtforderung aufgeführt. Unter Umständen setzt diese sich aus Einzelpositionen (z.B. Grundforderung plus Mahngebühr) zusammen. Sind für eine Gesamtforderung mehrere Positionen vorhanden, können diese entsprechend über den Listen-Button aufgerufen werden. Es ist dabei auch möglich, manuelle Einträge vorzunehmen (z.B. Gebühr für Rücklastschrift). Durch die Aufteilung in die Einzelforderung kann die Liste der Positionen in einem Mahnverfahren verwendet werden.
Einzelne Zahlungen können bearbeitet werden. Dabei können weitere Einzelpositionen, wie z.B. Gebühren für Rücklastschrift oder Mahnung hinzugefügt werden. Dadurch entsteht automatisch die Dokumentation, wann einzelne Forderungen entstanden sind, die für ein eventuelles Mahnverfahren notwendig sind. Der Button Zahlungserinnerung trägt zunächst die Zahlungerinnerung / Mahnung ein. Danach kann zwischen verschiedenen Mailvorlagen ausgewählt werden, die dann verschickt werden. Der Button Lastschrift widerrufen werden für die aktuelle Zahlung und für alle zukünftigen Zahlungen die Zahlungsart auf Überweisung gesetzt und die Mandatsreferenz wird gelöscht.
Das erneute Erzeugen von Zahlungen zum gleichen Stichtag hat keinerlei Auswirkungen. Es werden keine doppelten Zahlungen eingetragen da das System kontrolliert ob eine entsprechende Zahlung bereits in der Liste steht.
In diesem Bereich werden die aktuellen News angezeigt. Dieser Menüpunkt kann von allen eingeloggten Benutzern aufgerufen werden.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen. Zu einer News gehören eine Überschrift und ein Newstext. Im Newstext kann HTML-Code verwendet werden. Zusätzlich muss angegeben werden, bis zu welchem Datum die News angezeigt werden soll. News können auf einen bestimmten Personenkreis und bestimmte Gruppen eingegrenzt werden, so dass sie nur im eingeloggten Zustand für die angewählten Personen in den angewählten Gruppen angezeigt werden. Wird der Personenkreis auf alle & öffentlich gestellt, so wird diese News auch im öffentlichen Bereich sichtbar, sofern die News in den öffentlichen Bereich eingebunden sind.
In diesem Bereich besteht die Möglichkeit, die erworbenen Schwimmabzeichen (Seepferdchen, Bronze, Silber, Gold usw.). zu erfassen. Das Programm bringt von sich aus bereits eine Liste von verfügbaren Abzeichen mit, die vom Anwender ergänzt werden kann. Die vom System gelieferten Abzeichen können in der Benennung nicht geändert werden. Eine Zuweisung von Personen zu einem Abzeichen ist nur für Schwimmer und Trainer möglich.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen. Zusätzlich steht eine Drucken-Funktion zur Verfügung. Mit dieser Funktion wird eine so genannte Querverweisliste erstellt. In den einzelnen Spalten steht, wann das Abzeichen erworben worden ist. Dabei werden alle Abzeichen aufgeführt, für die es mindestens einen Eintrag gibt. In den Reihen stehen die Personen ...
Bei der Zuweisung von Abzeichen kann neben der Person, die das Abzeichen erworben hat auch noch das Datum, der Ort und der Prüfer hinterlegt werden. Alle erworbenen Abzeichen werden bei dem jeweiligen Abzeichen als Tabelle dargestellt und können von dort aus mit den Standardfunktionen ausgegeben werden.
Grenzzeiten könnte man auch als interne Pflichtzeitenlisten bezeichnen. Sie geben die Möglichkeit, in den Stammdaten Zeiten in verschiedenen Listen zu hinterlegen. Dabei müssen Angaben zur Strecke und zum Jahrgangsbereich gemacht werden. In einer Veranstaltung besteht dann die Möglichkeit, in der Registerkarte Pflichtzeiten eine oder mehrere der Grenzzeiten-Listen einzulesen. Damit werden die aus den Stammdaten stammenden Grenzzeiten bei den Funktionen zum Vorschlagen von Meldungen so betrachtet, als ob es Veranstaltungspflichtzeiten sind.
Eine Grenzzeiten-Liste besteht aus einem eindeutigen Namen. Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
Die einzelnen Zeiten, die zu der Grenzzeiten-Liste gehören, sind bei der entsprechenden Liste in einer Tabelle dargestellt und können dort über die Standardfunktionen ausgegeben werden. Es können weitere Zeiten hinzugefügt, sowie bestehende Zeiten geändert oder gelöscht werden. Zusätzlich gibt es eine Suchfunktion. Bei dieser Suche werden Personen gesucht, die die Zeiten aus der aktuellen Grenzzeiten-Tabelle erfüllt haben. Der Zeitraum und die erlaubten Bahnlängen können vorgegeben werden. Zusätzlich kann noch eine Differenzzeit angegeben werden, so dass auch Personen aufgeführt werden, die nur knapp daneben liegen.
Es gibt eine Import-Funktion für eine Grenzzeiten-Tabelle. Importiert werden kann eine CSV-Datei, bei der die Verteilung der Spalten beim Aufruf vorgegeben werden kann.
In diesem Bereich können Mail-Listen definiert werden. Je nach Benutzerrecht können entweder nur persönliche oder allgemeine Mail-Listen definiert werden. Allgemeine Mail-Listen stehen allen Benutzern zur Verfügung, persönliche Mail-Listen nur dem jeweiligen Benutzer. Eine Mail-Liste besteht aus einem Namen und den Personen, die dieser Liste zugeordnet sind. Hat eine Person zwei Mail-Adressen, wird eine entsprechende Mail an beide Mail-Adressen geschickt.
In der Mail-Liste sind Bezüge zu den Personen hinterlegt, d.h. eine Änderung der Mail-Adresse in den Personen-Stammdaten wirkt sich automatisch auf die Mail-Liste aus. Die Mail-Adresse muss nicht zusätzlich in der Mail-Liste geändert werden.
 | Person einfügen: diese Funktion erlaubt es eine Person einzufügen. Angeboten werden alle Personen, die noch nicht in der Liste stehen und mindestens eine Mailadresse haben |
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
In diesem Bereich kann eine E-Mail an eine Mail-Liste geschickt werden. Der Betreff sowie der Mailtext können eingegeben werden. Zusätzlich ist es möglich, Dateien als Attachment anzufügen.
Das eigentliche Senden der E-Mail erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird die Liste ausgewählt und die E-Mail mit Betreff, Mailtext und ggfs. einem Attachment verfasst. Über den Button Empfänger-Adressen anzeigen kommt man dann zu einer Liste der Empfänger (anhand des ausgewählten Personenkreises). Hier können manuell Empfänger entfernt oder zugefügt werden. Erst in diesem Bild kann dann die E-Mail wirklich verschickt werden.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen durch die Benutzerrechte zusätzlich eingeschränkt. Die Mail wird als Massenmail verschickt, d.h. jeder Empfänger enthält seine eigene Mail und kann die Mailadressen der anderen Empfänger nicht sehen!
Nachdem alle Mails verschickt worden sind, erscheint eine Sendebericht der ausgegeben werden kann.
Der Kalender bietet die Möglichkeit, aktuelle Termine anzuzeigen und verschiedene Funktionen anhand der Termine aufzurufen. Im oberen Bereich wird festgelegt, was im Kalender überhaupt angezeigt werden soll. Der aktuell angezeigte Tag kann durch Klicken auf einen Tag im Kalender ausgewählt werden. Wie viele Tage vor und nach dem aktuellen Tag in der Liste zusätzlich aufgeführt werden, kann vorgegeben werden. Grundsätzlich können im Kalender Geburtstage, ablaufende Arztatteste, der Meldeschluss von Veranstaltungen und die Veranstaltungen selber angezeigt werden.
Im Kalender kann vorgegeben werden, dass er auch auf dem Startbildschirm angezeigt werden. In diesem Fall ist er auch direkt nach dem Login sichtbar.
Für den Export in eine ICS-Datei kann vorgegebenen werden, dass der Meldeschluss einer Veranstaltung mit einem Alarm / einer Erinnerung ... Stunden vor dem Meldeschluss verknüpft wird.
Die Einstellungen für den Kalender sind abhängig vom eingeloggten Benutzer und können von jedem anders gesetzt werden. Sie können ein- und ausgeblendet werden.
Unter Umständen sind die angezeigten Personen durch die Benutzerrechte zusätzlich eingeschränkt.
Darüber hinaus können in einen Kalender eigene Einträge vorgenommen werden. Dabei besteht ein eigener Eintrag immer aus einem Datum, einem Text und der Angabe, ob der Eintrag für alle oder nur für den Besitzer sichtbar ist. Ist ein eigener Eintrag für alle sichtbar, so können die anderen Benutzer ihn zwar sehen jedoch nicht verändern oder löschen.
 | Öffentlich: erzeugt eine öffentliche Kalender-Datei (Format .ics), die in andere Kalenderprogramme integriert werden kann. Enthalten sind die zukünftigen Veranstaltungen inklusive Meldeschluss und internem Meldeschluss sofern diese Angaben in den aktuellen Kalenderanzeigen aktiviert sind |
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| Privat: erzeugt eine private Kalender-Datei (Format .ics), die in andere Kalenderprogramme integriert werden kann. Enthalten sind die zukünftigen Veranstaltungen inklusive Meldeschluss und internem Meldeschluss, Geburtstag, ablaufende Arztatteste und eigene Kalendereinträge sofern diese Angaben in den aktuellen Kalenderanzeigen aktiviert sind |
 | Eigenen Eintrag einfügen: diese Funktion erlaubt es einen eigenen Eintrag in den Kalender einzufügen. Das Datum ist eingebbar aber mit dem aktuell angewählten Datum vorbelegt |
 | Eigenen Eintrag von ... bis ... einfügen: diese Funktion erlaubt es einen eigenen Eintrag in den Kalender einzufügen. Dabei muss ein Datum von und ein Datum bis eingegeben werden. |
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| E-Mail schicken: diese Funktion erscheint bei Einträgen zum Geburtstag oder zum ablaufenden Arztattest, aber nur, wenn die entsprechende Person über mindestens eine gültige E-Mail-Adresse verfügt. Die Funktion lädt die entsprechende E-Mail-Vorlage und zeigt anschließend den E-Mail-Dialog an, so dass die Mail direkt aus dem Kalender heraus verschickt werden kann. |
 | Veranstaltung öffnen: diese Funktion erscheint bei veranstaltungsabhängigen Einträgen und öffnet die dazu gehörende Veranstaltung. Befindet sich die betroffene Veranstaltung außerhalb der aktuell angewählten Saison, wird die aktuelle Saison automatisch umgestellt. |
 | Eintrag bearbeiten: diese Funktion erlaubt es den eigenen Eintrag zu bearbeiten |
 | Eintrag löschen: diese Funktion erlaubt es den eigenen Eintrag zu löschen |
Einwilligungen dienen dazu, von den Benutzern ein Einverständnis zu bekommen. Grundsätzlich besteht eine Einwilligung aus einer Überschrift, einem Text und einem Text für den OK-Button. Für eine Einwilligung muss festgelegt werden, welche Benutzer diese zum bestätigen angezeigt bekommen. Unter der Einwilligung werden die entsprechenden Benutzer aufgeführt. Dabei wird angegeben, wie oft die Einwilligung bereits vorgelegt worden ist, wann sie das letzte Mal angezeigt wurde und ob sie bestätigt wurde oder nicht. Je nach Benutzerrechten kann man Einwilligungen bearbeiten und/oder die entsprechende Liste einsehen.
Benutzer bekommen beim Login eine ausstehende Einwilligung automatisch angezeigt. Sie können die Einwilligung erteilen oder verweigern. Wird die Einwilligung verweigert, wird erscheint der Dialog beim nächsten Login erneut. Insgesamt werden bis zu 5 Versuche angezeigt, danach wird die Einwilligung nicht mehr abgefragt. Wird die Einwilligung erteilt, so wird dies mit Datum und Uhrzeit vermerkt.
Das System stellt die Einwilligungen als Möglichkeit zur Verfügung. Ob dieses Verfahren rechtsverbindlich und geeignet ist, ist nicht garantiert!
Das Zugangssystem dient einerseits dazu, den Zugang zu Sportstätten zu steuern und zu kontrollieren, kann aber auch für eine Dokumentation der Anwesenheit verwendet werden. Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten:
An dieser Stelle können QR-Codes für das Zugangssystem erzeugt werden. Die QR-Codes können entweder per E-Mail verschickt werden (Massenmail mit Mailvorlage "QR-Codes") oder auf Etiketten ausgegeben werden.
Zunächst muss der gewünschte Personenkreis ausgewählt werden. Dabei werden alle Personen angezeigt, auf die die Auswahl zutrifft. Anschließend werden die gewünschten Personen markiert und der QR-Code kann erzeugt werden.
An dieser Stelle können Orte für das Zugangssystem definiert werden. Orte werden z.B. benötigt, um Anmeldedaten aus dem Zugangssystem wieder einlesen zu können. Zu jedem Ort kann auch ein entsprechender QR-Code ausgegeben werden. Dieser QR-Code kann von den Personen unter Persönliches >> Ort scannen eingescannt werden. Damit efolgt eine Dokumentation der Anwesenheit über das Scannen des Ortes. Beim Ort muss angegeben werden, ob sich die Personen nur einloggen oder ein- und ausloggen. Zusätzlich wird eine Zeit für den Autologout angegeben.
An dieser Stelle können die Datendateien für ein externen Zugangssystem erzeugt werden. Außerdem kann an dieser Stelle das Kennwort für den Online-Zugriff eines externen System eingestellt werden. Mit dem Expprt werden Daten für das exteren Zugangssystem in eine CSV-Datei exportiert. Mit Import werden die Anwesenheitsdaten aus dem externen System eingelesen. Alle Funktionen sind abhängig von Benutzerrechten.